Disclaimer: Pra quem não sabe, eu tinha um outro blog: o Organizadinho. Era um espaço em que eu compartilhava dicas de organização pessoal e profissional. Como a rotina ficou apertada, eu optei por tirar o site do ar e me dedicar mais a outras atividades mais urgentes. Mas hoje, fazendo uma tour pelo meu computador, encontrei esse post – que tem até material pra download, olha que chic! – e que eu acho que pode te ajudar nessa quarentena.
O que é uma to do list?
Uma to do list é uma lista de tarefas, de coisas que precisam ser feitas. É uma forma de organizar as atividades que não podem ser esquecidas, e que não estão inseridas na nossa rotina.
É diferente de uma agenda, onde as atividades tem dia e hora para acontecer. Ela trata das atividades, simples e importantes, que precisamos resolver ao longo do nosso dia.
E como eu posso usar uma to do list para me organizar?
É possível montar as listas diariamente, semanalmente ou mensalmente. Elas podem ser usadas para as atividades de trabalho que fogem da rotina diária e precisam ser lembradas, ou para organizar e priorizar melhor as atividades pessoais.
Nas listas diárias, inserimos os itens que devem ser feitos, impreterivelmente, naquele dia. Na maioria das vezes, são tarefas que dependem única e exclusivamente da nossa vontade e organização para que sejam feitas. Não costumam envolver outras pessoas. Também podem ser tarefas cujo prazo final pra execução seja aquela data, especificamente.
Nas listas semanais e mensais costumam entrar os itens que dependem de outras pessoas (respostas de fornecedores, por exemplo). São itens que sabemos que devemos começar o quanto antes, mas que não iremos terminar em um único dia, seja porque a tarefa é muito longa, seja porque depende do prazo de outros envolvidos.
De qualquer forma, é importante impor limites mesmo para as listas semanais e mensais, e acompanhar esses prazos.
Como elaborar uma to do list?
As ferramentas para isso são diversas. Vão desde um post-it na tela do computador ou do espaço para anotações da agenda, até aplicativos para celular ou softwares para gerenciar o dia-a-dia.
Qualquer que seja o formato escolhido, uma boa técnica para lembrar de tudo é:
- Comece listando, em um pedaço de papel, tudo o que você já sabe que precisa ser feito.
- Identifique quais são as tarefas para as quais você tem mais tempo para entregar. Essas serão as tarefas da to do list do mês.
- Identifique as tarefas que precisam ser feitas com um pouco mais de urgência. Essas irão compor a to do list da semana.
- Por fim, agrupe as tarefas que precisam ser feitas hoje.
Lembre-se, nesse processo, de ser bem realista. Se você sabe que não vai ter tempo de ir ao mercado hoje, apesar de precisar muito, deixe essa atividade na to do list da semana. Com o passar dos dias você deve buscar na lista semanal atividades para o dia.
Lembre-se também que é comum surgirem novas atividades ao longo do dia que precisam ser feitas “pra ontem”. Então, evite abraçar o mundo com as pernas e formular listas muito grandes.
Sempre que sobrar um tempinho e que estiver com disposição, tente adiantar itens da semana, e puxar itens do mês para a semana, se for possível. Assim, você consegue evitar dias muito cheios naqueles dias em que estiver se sentindo pouco produtivo.